Privacidad de Automatización de bitácoras
Borrador para revisión antes de publicar. Describe el funcionamiento previsto; la automatización todavía no está activa.
Quién administra la aplicación
Automatización de bitácoras es una herramienta de Contigo Coaching Financiero, administrada por Joann Lares para apoyar el registro y seguimiento de sesiones de Money Coaching.
Contacto: joann@contigocoachingfinanciero.com.
Qué información utiliza y para qué
La herramienta utiliza el audio de las grabaciones de Zoom de reuniones configuradas para este proceso, sus fechas e identificadores y la información que las personas comparten durante las sesiones. Esta información puede incluir experiencias personales, vínculos familiares, emociones y asuntos económicos.
El audio se procesa para obtener una transcripción y elaborar un borrador de notas organizado por temas. Las transcripciones, bitácoras y el control de sesiones se guardan o actualizan en Google Drive, Google Docs y Google Sheets de la cuenta autorizada.
Los borradores quedan pendientes de revisión de la coach. La herramienta no sustituye su criterio profesional ni genera por sí sola diagnósticos o decisiones sobre las personas participantes.
Acceso a Google
La cuenta administradora autoriza el acceso mediante Google OAuth. La aplicación solicita permisos para leer y escribir archivos de Drive, documentos y hojas de cálculo. Estos permisos son amplios; el flujo está configurado para trabajar con las carpetas y documentos registrados para las sesiones de Money Coaching.
El acceso se utiliza para conservar transcripciones, incorporar notas a las bitácoras y actualizar el control de sesiones. Los datos de Google no se utilizan para publicidad ni se venden.
Proveedores que intervienen
- Zoom aloja las grabaciones de las sesiones y permite obtener su audio.
- Google Cloud ejecuta el proceso, administra las credenciales y conserva información necesaria para controlar su ejecución y evitar duplicados.
- OpenAI recibe fragmentos de audio para transcribirlos y texto de las sesiones para elaborar borradores de notas mediante su API.
- Google Drive, Docs y Sheets conservan los documentos resultantes y el control de sesiones.
Estos proveedores procesan la información conforme a los servicios contratados y sus condiciones aplicables. El uso de esta herramienta implica que parte del contenido de las sesiones se transmite a estos proveedores.
Almacenamiento y acceso
Las credenciales se guardan en Google Cloud Secret Manager. El acceso a documentos depende de los permisos configurados en Google Drive y el acceso al servicio depende de los permisos del proyecto de Google Cloud.
El proceso utiliza copias temporales del audio durante la transcripción y conserva transcripciones, notas y datos de ejecución. Esta versión del proceso no establece un plazo de eliminación automática de los documentos ni de los datos de ejecución. Las grabaciones originales siguen sujetas a la configuración de conservación de Zoom.
Consultas, correcciones y eliminación
Para consultar cómo se utiliza tu información, solicitar una corrección o solicitar la eliminación de información relacionada con tus sesiones, escribe a joann@contigocoachingfinanciero.com. La administradora revisará la solicitud y explicará su alcance, incluidas las copias que puedan permanecer en los servicios utilizados.
La cuenta administradora puede revocar la autorización de la aplicación desde las conexiones de su cuenta de Google. Revocar el acceso impide futuras operaciones autorizadas, pero no elimina automáticamente documentos ya creados ni las grabaciones de Zoom.
Cambios
Esta página deberá actualizarse cuando cambien las finalidades, los proveedores o las prácticas de conservación de la herramienta.